Asistente interno que conoce todos tus documentos

Cómo funciona, y la regla que lo gobierna todo

El mecanismo tiene tres pasos, y el primero es el que decide la calidad de todo lo demás.

1. Se indexa tu documentación. Procedimientos, manuales, condiciones, tarifas, correos de referencia. El sistema no «aprende» tu empresa: guarda tus documentos de forma que pueda encontrar el fragmento relevante cuando alguien pregunta.
2. Alguien pregunta en lenguaje normal. «¿Cuál es el plazo de garantía del modelo X?», «¿qué documentación pedimos para dar de alta a un proveedor?».
3. El sistema busca, redacta la respuesta y cita de dónde la ha sacado. Esa cita es la parte más importante del invento, y es la que hay que exigir: sin ella no hay forma de comprobar si la respuesta es correcta.

Qué meter dentro, y qué no meter nunca

El error de bulto es indexarlo todo y ver qué pasa. Lo que funciona es lo contrario: empezar por lo que se pregunta mucho y está escrito.

• Lo que se pregunta cien veces y tiene una respuesta correcta. Plazos, condiciones, referencias, qué documentación hace falta para algo, cómo se hace un trámite interno. Es donde el asistente brilla y donde el riesgo es menor.
• Lo que está en documentos largos que nadie se lee entero. Un pliego, un manual de 200 páginas, unas condiciones de proveedor.
• Lo que solo sabe una persona. Este es el caso con más valor oculto: cuando alguien lleva quince años y es el único que sabe por qué se hace así, escribirlo para el asistente es escribirlo para la empresa. El asistente es la excusa; el activo es la documentación.

Lo que no hay que indexar

Nóminas, expedientes de personal, historiales, informes médicos, datos bancarios. Y en general: si un documento no debería poder leerlo cualquiera del equipo, no entra en un índice al que pregunta cualquiera del equipo. Un asistente interno hereda los permisos que le pongas, y si no le pones ninguno, hereda el peor.

Lo que obliga la norma en este caso concreto

Tres obligaciones que no son opcionales y que en este proyecto concreto se concretan así:

• Contrato de encargado del tratamiento con el proveedor, por escrito y con las garantías del artículo 28 del Reglamento, si en el índice va a haber cualquier dato personal —incluidos los de tus propios empleados o los de contacto de tus clientes.
• Medidas de seguridad proporcionadas, que es lo que exige el artículo 32: quién accede, con qué credenciales, y qué pasa si alguien deja la empresa.
• La herramienta entra en el registro de actividades de tratamiento del artículo 30. Media hora de trabajo y es lo primero que se mira si alguna vez hay una inspección.

Traducido a este caso: la respuesta del asistente es un borrador informado, no una decisión. Si de esa respuesta sale algo que va a un cliente o que compromete a la empresa, lo mira una persona.

Cuánto tiempo se va en buscar y en preguntar

Contra eso hay que poner lo que sí cuesta: ordenar y actualizar la documentación antes de indexarla, que suele ser la mitad del proyecto, y el mantenimiento continuo. Un proveedor que no mencione ninguna de las dos cosas no ha hecho la cuenta.

Cómo montarlo en cinco pasos

1. Elige diez preguntas reales. Las que más se repiten. Escríbelas.
2. Reúne solo los documentos que las contestan. Cinco o diez ficheros, no la unidad de red entera.
3. Comprueba que están al día. Este paso es el proyecto. Si un documento está caducado, o se actualiza o no entra.
4. Monta el asistente con eso y prueba las diez preguntas. Si contesta bien ocho, va por buen camino; si contesta bien cuatro, el problema casi nunca es el sistema: es la documentación.
5. Pon un dueño y una fecha de revisión. Alguien de la empresa, con nombre, que revisa el índice cada trimestre.

Y una prueba que conviene hacer el primer día: pregúntale algo que no esté en la documentación. Un asistente bien montado dirá que no lo sabe. Uno mal montado se lo inventará con aplomo, y entonces sabrás que aún no está listo para que lo use nadie más.