«¿Y esto cuánto cuesta?» es la primera pregunta y casi nadie la contesta con números. Yo publico los míos, pero antes conviene entender por qué el precio de la herramienta no es el coste de automatizar, y por qué un proyecto barato mal planteado sale más caro que uno caro bien planteado.
Las cuatro partidas de un proyecto, no una
La confusión más extendida es mirar la cuota mensual del software. Esa es la parte pequeña y la más fácil de comparar, por eso es la que se enseña. El coste real tiene cuatro partidas:
- Las licencias. Suele ser lo menos relevante: entre unas decenas y unos pocos cientos de euros al mes según el uso.
- La implantación. Analizar el proceso, montarlo, conectarlo con lo que ya usas y probarlo. Es un pago único y es la partida grande.
- Tu tiempo y el de tu equipo. Nadie lo presupuesta y siempre existe: reuniones, aportar documentación, probar, corregir. Pregunta cuántas horas vuestras va a necesitar el proyecto: en uno pequeño suele moverse entre 5 y 15, y quien no sepa decírtelo es que no lo ha planificado.
- El mantenimiento. Los procesos cambian, los proveedores cambian sus condiciones y lo que funcionaba en marzo deja de funcionar en octubre. Un sistema sin nadie detrás se degrada.
La partida que casi nadie cuenta. Si tu equipo dedica 10 horas al proyecto, al coste laboral por hora efectiva del INE —24,88 €, primer trimestre de 2026— son unos 250 € que no aparecen en ninguna factura pero que has pagado igual. En proyectos grandes esta partida se dispara, y es la razón por la que un proyecto largo cuesta más de lo que pone el presupuesto.
Mis precios, y de dónde salen
Estos son mis precios, y debajo de cada uno está de dónde sale. Los publico porque un consultor que no enseña sus precios te está pidiendo que la primera conversación sea sobre dinero en vez de sobre tu problema.
- Diagnóstico · 390 €. Una sesión de 60 a 90 minutos, análisis de tus procesos y un informe con los tres de mayor impacto automatizable, cuantificados en horas y en coste, con la recomendación de por dónde empezar y por dónde no. Se deduce íntegro del proyecto si contratas después.
- Implantación Esencial · 1.500 €. Un asistente interno entrenado con tu documentación, dos automatizaciones de procesos clave, integración con lo que ya usas, formación al equipo y 30 días de soporte.
- Implantación Completa · 2.800 €. Lo anterior más integraciones con ERP o CRM, control documental con búsqueda semántica, 90 días de soporte y una segunda sesión de formación.
- Acompañamiento · desde 250 €/mes. Para cuando el sistema ya está montado y hay que mantenerlo vivo.
Precios vigentes a 2 de septiembre de 2026. Dos avisos sobre los plazos, porque es donde más se miente en este sector. La Implantación Completa son seis a ocho semanas, no una. Y el diagnóstico no es un pretexto comercial: de él puede salir que no te compensa automatizar nada, y ese informe también se entrega y también se cobra.
Sobre esperar a una subvención
Si estás esperando una subvención para decidirte, hay un dato que conviene tener:
A 1 de septiembre de 2026 no hay ninguna convocatoria abierta de Kit Digital, y la de Kit Consulting figura como finalizada. Kit Digital abrió cinco convocatorias en tres años; las últimas en cerrarse fueron la III y la IV, el 31 de octubre de 2025. En el calendario oficial de red.es no figura ningún evento próximo.
Fuentes: red.es, Convocatorias de Kit Digital — datos actualizados el 31/08/2026. Acelera pyme (Gobierno de España), Kit Consulting. Consultadas el 01/09/2026.De ahí sale el consejo que menos me conviene comercialmente y más te conviene a ti: si tu proyecto solo tiene sentido con subvención, probablemente no tiene sentido. Una automatización se justifica por lo que ahorra o por lo que trae, no por quién la paga. Si la cuenta no sale sin el bono, el bono solo consigue que te equivoques con dinero público.
Y si mañana se abre una convocatoria, la pregunta buena no es «¿cuánto me dan?», sino «¿qué haría yo con esto si tuviera que pagarlo entero?».
Cómo saber si un presupuesto te compensa
Un presupuesto de automatización se valora igual que cualquier inversión: comparando lo que cuesta con lo que libera. La parte de «lo que libera» tienes que medirla tú.
Escenario, no previsión. Un proceso que consume 6 horas semanales entre dos personas. A 46 semanas son 276 horas al año; al coste del INE, unos 6.870 € anuales.
Contra una implantación de 1.500 €, la pregunta no es «¿es caro?», sino «¿qué parte de esas 276 horas se va de en medio?». Si es la mitad, el proyecto se iguala en menos de tres meses. Si es una quinta parte, en algo más de un año. Ese porcentaje no lo pone el proveedor: sale de mirar el proceso.
Mete tus horas reales en la calculadora y tendrás tu propia cuenta, con las fórmulas a la vista.
Antes de firmar nada, tres preguntas que separan una propuesta seria de un folleto: ¿qué parte del proceso va a seguir necesitando a una persona y cuánto tiempo le va a llevar? · ¿qué pasa si dentro de un año quiero cambiar de proveedor: me llevo mis datos y en qué formato? · ¿qué no me recomiendas automatizar de lo que te he contado? Quien no tenga respuesta a la tercera, no ha mirado tu empresa.
Cinco señales de que te están vendiendo mal
- Un precio cerrado sin haber visto el proceso. Si te dan cifra antes de preguntar cómo trabajas, esa cifra describe su catálogo, no tu problema.
- Un porcentaje de ahorro prometido de antemano. Nadie puede saber cuánto vas a ahorrar sin medir tu proceso. Quien lo promete, está estimando su presupuesto, no tu ahorro.
- Permanencias largas en la parte de mantenimiento. El acompañamiento se sostiene mes a mes por lo que aporta, o no se sostiene.
- Que el precio suba justo hasta el importe de una ayuda. El clásico: la web que costaba 1.500 € pasa a costar exactamente lo que cubre el bono. Si el presupuesto cambia cuando aparece la subvención, el precio no era el precio.
- Prisa. «Quedan pocos fondos», «este precio es hasta final de mes». Una automatización que se decide con prisa se paga dos veces.
Y una última, la más difícil de detectar: que no te digan que no a nada. Un proveedor que acepta automatizar todo lo que le cuentas no ha valorado nada; solo ha sumado.
Fuentes
- Red.es. Convocatorias del programa Kit Digital — fecha de última actualización de datos: 31/08/2026. kitdigital.red.es · consultado el 01/09/2026.
- Gobierno de España, Acelera pyme. Kit Consulting — convocatoria finalizada. acelerapyme.gob.es · consultado el 01/09/2026.
- Instituto Nacional de Estadística. Encuesta Trimestral de Coste Laboral, primer trimestre de 2026 — coste laboral por hora efectiva, total nacional. Publicada el 16/06/2026. ine.es · consultado el 02/09/2026.