Generación automática de presupuestos: de 2 horas a 5 minutos

Las dos partes de un presupuesto, y cuál no se delega

Un presupuesto aceptado obliga. Deja de ser un documento comercial y pasa a ser el acuerdo por el que se va a discutir si algo sale mal. De ahí se deduce todo lo demás.

• El precio lo pones tú. Depende de tu carga de trabajo, de tu margen, de si ese cliente paga a 30 o a 90 días y de si quieres ese trabajo. Nada de eso lo sabe un sistema.
• El alcance lo escribes tú. Lo que entra y —sobre todo— lo que no entra es la frase que evita la discusión de dentro de tres meses.
• La validez y las condiciones de pago también. Un presupuesto sin fecha de caducidad es un precio que te pueden reclamar dentro de un año, con los materiales a otro precio.

Lo que sí se automatiza es todo lo que rodea a esas tres decisiones: recuperar los datos del cliente, aplicar la tarifa correcta, calcular, redactar la descripción de las partidas, montar el documento con tu formato y llevar el control de cuáles están pendientes de respuesta.

El mecanismo, y la pieza que ahorra el error

El mecanismo que funciona en una empresa pequeña tiene cinco pasos, y el tercero es el que aporta más de lo que parece.

1. Entra la petición —correo, formulario, llamada anotada— y se extraen los datos: quién, qué pide, qué cantidad, para cuándo.
2. Se recuperan sus condiciones: tarifa que le aplica, descuentos acordados, forma de pago habitual, si tiene facturas pendientes.
3. Se busca lo que ya presupuestaste parecido. Esta es la pieza valiosa: lo más caro de un presupuesto no es calcularlo, es recordar cómo se resolvió el parecido del año pasado y en qué se falló. Un sistema que encuentra ese antecedente te está ahorrando el error, no el tiempo.
4. Se monta el documento con tus partidas, tu formato, tu validez y tus condiciones.
5. Tú revisas el precio y el alcance, y envías. Sin excepción.

Y una pieza más, la que más dinero recupera y menos se monta: el seguimiento. Un aviso a los siete días de los presupuestos sin respuesta. No hace falta más tecnología que una lista y una fecha.

Lo que viene por el lado de la factura

Si el presupuesto acaba en factura —y esa es la idea—, conviene tener presente el calendario que viene, porque afecta al programa con el que emites.

La lectura para este proceso: si vas a montar un sistema de presupuestos que se conecta con tu facturación, pregunta antes a tu proveedor de software si su producto va a cumplir y en qué versión. Y guarda la respuesta. Montar ahora algo que dentro de un año hay que rehacer es el gasto más evitable de todos.

Cuántas horas son veinte presupuestos al mes

Pero igual que en los partes de trabajo, aquí el ahorro de horas no es lo más valioso. Lo más valioso es la velocidad de respuesta: un presupuesto que sale el mismo día compite en mejor posición que uno que sale a los cuatro. Y lo segundo más valioso es no repetir el error del presupuesto anterior, que es lo que hace el paso tres.

Cinco formas de que esto salga caro

• Enviar sin revisar el precio. Da igual lo bien que funcione el sistema: el precio es una decisión, y las decisiones se firman.
• Aplicar descuentos automáticos por volumen sin mirar el margen. Una regla que parecía sensata en enero puede estar vendiendo a pérdida en octubre si han subido los materiales.
• Copiar el alcance del presupuesto parecido sin releerlo. El antecedente sirve para acordarte, no para pegar.
• Presupuestos sin fecha de validez. Con los costes moviéndose, un precio sin caducidad es un riesgo abierto.
• Montarlo encima de una tarifa que no está actualizada. Automatizar una tarifa vieja es automatizar el error, más rápido y en más sitios.

Si de aquí te llevas una sola cosa: revisa tu tarifa antes de automatizar nada. Es gratis, cuesta una mañana y es lo que más va a cambiar el resultado — con sistema o sin él.