Gestión de stock y pedidos en comercios con IA

La condición previa que hace fracasar la mitad de los intentos

Esto no es una advertencia de manual: es la razón por la que la mayoría de comercios que instalan un sistema de gestión acaban usándolo solo para cobrar. La herramienta llegó antes que el orden.

Cómo saber si estás listo

• Cuenta veinte referencias al azar y compáralas con lo que dice el sistema. Si fallan más de dos, aún no.
• Pregunta qué pasa cuando se rompe algo, cuando se regala una muestra o cuando un cliente devuelve. Si la respuesta es «se apunta cuando uno se acuerda», ahí está el agujero.

Las cuatro cosas que compensan, en orden

Con el inventario cuadrado, estas son las cuatro cosas que compensan, de menos a más ambiciosa:

1. El aviso de mínimos. Cuando una referencia baja de un umbral, salta un aviso. No hace falta inteligencia artificial para esto —una hoja de cálculo lo hace— y es lo que más roturas de stock evita.
2. El pedido preparado, no enviado. El sistema propone qué pedir y a qué proveedor; una persona revisa y confirma. La diferencia entre proponer y pedir es la que separa un ahorro de un almacén lleno de lo que no se vende.
3. La entrada de albaranes y facturas de proveedor. Llega el PDF, se extraen referencias, cantidades y precios, y se cotejan con lo pedido. Esta es la tarea con más horas y menos criterio de todas.
4. La previsión de demanda, y aquí conviene ser honesto: funciona con referencias de rotación estable y bastante histórico. Con producto nuevo, estacional o de moda, es una conjetura con decimales.

Lo que viene por el lado de la facturación y del archivo

Dos avisos que afectan al comercio y que conviene tener en el radar antes de cambiar de sistema:

Y la segunda, que va del lado contrario: el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, contados desde el último asiento. Si cambias de sistema de gestión, todo lo que había dentro tiene que poder salir e irse contigo. Pregunta cómo se exporta antes de meter tu inventario, no después.

Las horas, y los dos números que deciden de verdad

El orden de montaje

1. Cuadra el inventario. Recuento completo, criterio escrito de altas y bajas, y todo lo que entra y sale por el sistema. Sin esto, lo demás es tirar dinero.
2. Pon avisos de mínimos en las veinte referencias que más vendes. Un mes así ya te dice si el dato es fiable.
3. Automatiza la entrada de albaranes, que es donde están las horas.
4. Deja que el sistema proponga pedidos, con revisión humana, durante al menos un trimestre antes de fiarte.
5. La previsión de demanda, al final y solo en las referencias estables.

Y una comprobación honesta antes de firmar con un proveedor de software: pídele que te explique qué pasa si el sistema se equivoca en un pedido. Quién lo detecta, cuándo y qué se hace. Si la respuesta es que no se equivoca, cambia de proveedor.